Het terugsturen van gekoelde producten

Beste klanten,

Tijdens recent uitgevoerde controles heeft het FAGG meermaals vastgesteld dat de heropslag van teruggestuurde geneesmiddelen niet altijd volgens de geldende wetgeving verloopt. We willen dus specifiek uw aandacht vestigen op de verplichtingen betreffende het terugsturen van geneesmiddelen die op een lage temperatuur gestockeerd moeten worden.

Voor dergelijke producten moet men schriftelijk kunnen aantonen dat het geneesmiddel zonder onderbreking gestockeerd werd volgens de toegelaten bewaarvoorschriften.

Bij een mogelijke afwijking dient een risicobeoordeling uitgevoerd te worden om de integriteit van het product aan te tonen. De volgende zaken moeten aangetoond worden:

1. levering aan de klant,

2. bestudering van het product,

3. openen van de transportverpakking,

4. retourneren van het product in de verpakking,

5. inzamelen en terugsturen naar de verdeler,

6. terugsturen naar de koelcel van de distributiesite.

Een verklaring op eer is dus geen afdoende bewijs meer.

Ter herinnering en zoals gevraagd sinds 8 januari 2018 dient de volgende procedure gevolgd te worden voor alle producten die op een bepaalde temperatuur gestockeerd dienen te worden:

Eerst dient er een retouraanvraag voor een gekoeld product bij onze kwaliteitsdienst ingediend te worden. Zodra de aanvraag aanvaard is, stuurt onze kwaliteitsdienst u een document dat u moet invullen en bij uw retourzending dient te voegen. U voegt er de bewijzen van de temperatuurregistratie aan toe en stuurt alles (product, ingevuld attest van correcte opslag en kopie van de verzendingsnota) terug naar Alcyon. Het product wordt opgehaald tijdens de door Alcyon gekozen rondgang zodat het zo snel mogelijk kan terugkeren en bij aankomst behandeld kan worden.

Het FAGG voert regelmatig controles uit om na te gaan of de procedure voor het terugsturen van gekoelde producten gerespecteerd wordt.

Indien de bovenstaande richtlijnen niet strikt nageleefd worden, kunnen de producten niet terug in de verkoopbare voorraad opgenomen worden. We zullen dan genoodzaakt zijn om de producten naar u terug te sturen zonder dat we ze u kunnen terugbetalen.

Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u bijkomende vragen hebt.

Met vriendelijke groeten,

Samuel Van Bael
Apotheker
GDP-verantwoordelijke
Alcyon Belux SA

Gregory Leyens
Dierenarts
Wetenschappelijk directeur
Alcyon Belux SA