Procédure retours produits frigos

Chers clients,

Lors d’inspections récentes effectuées, l’AFMPS a constaté à plusieurs reprises que la remise en stock de médicaments retournés n’était pas toujours conforme à la législation en vigueur. Nous souhaitons donc spécifiquement attirer votre attention sur les exigences liées au retour des médicaments qui exigent des conditions de stockage à basse température.

Pour ce type spécifique de produits, il doit être prouvé et documenté que le médicament a été stocké sans interruption dans les conditions de conservation autorisées.

En cas d'écart, une évaluation du risque doit être effectuée, sur base de laquelle l'intégrité du produit peut être démontrée. La preuve englobera :

1. la livraison au client,

2. l'examen du produit,

3. l'ouverture de l'emballage de transport,

4. le retour du produit dans l'emballage,

5. la collecte et le renvoi au distributeur,

6. le renvoi au réfrigérateur du site de distribution.

Dès lors, une déclaration sur l’honneur n’est plus une preuve suffisante.

Pour rappel et comme demandé depuis le 08 janvier 2018 pour tous les produits qui exigent une température de stockage particulière nous vous demandons de respecter la procédure suivante :

Introduire une demande de retour de produit froid auprès de notre service qualité. Une fois la demande acceptée, notre service qualité vous renverra un document que vous devrez compléter et joindre à votre retour de produit. Vous y adjoindrez les preuves d’enregistrement de température et renvoyez l’ensemble (produit, attestation de bonne conservation complétée et copie de la note d’envoi) chez Alcyon. L’enlèvement aura lieu sur la tournée choisie par Alcyon de manière à ce que le produit revienne au plus vite et puisse être traité dès son arrivée.

Des contrôles fréquents seront assurés par l’AFMPS afin de vérifier si la procédure de retour de produits froids est bien respectée.

En absence du strict respect des consignes ci-dessus rappelées, ces produits ne pourront pas être remis dans le stock vendable. Nous serons alors contraints de vous les retourner sans pouvoir vous les créditer.

Nous restons disponibles pour toute question complémentaire.

Veuillez agréer chers clients, l’expression de nos sentiments dévoués.

Samuel Van Bael
Pharmacien
Personne Responsable GDP
Alcyon Belux SA

Gregory Leyens
Vétérinaire
Directeur Scientifique
Alcyon Belux SA